Согласно действующему законодательству, в настоящее время нет законных оснований для оформления кадровых документов только в электронном виде. К ним относятся трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и еще около 30 видов иных кадровых документов.
Закон, принятый российскими парламентариями в третьем чтении, дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Он закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе для создания больших возможностей для удаленного трудоустройства – теперь соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Кроме того, работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью и иметь быстрый доступ к необходимой документации.
Предполагается, что электронный документооборот будет осуществляться через единую цифровую платформу «Работа в России», включая взаимодействие через портал Госуслуг. При подписании электронных документов планируется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.
Это позволит работникам оперативно получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя, — необходимые сведения можно будет запросить через информационную систему.
О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель должен будет уведомить сотрудников, которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде. Кроме того, коллективным договором может быть предусмотрено распространение работодателем электронного документооборота на всех работников, если более 50 % из них дали согласие на переход к этой системе.
Также уточняется, что новые нормы применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено их оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме.
Кроме того, электронный документооборот может вестись не только на платформе «Работа в России» и через портал Госуслуг, но и через информационную систему работодателя, соответствующую требованиям Трудового кодекса РФ.
